Uma das mais importantes ferramentas de planejamento e organização continua sendo a agenda. Através dela podemos visualizar nossa programação diária, semanal e mensal.
Testei vários tipos de agenda para otimização do tempo e produtividade e a que mais gostei foi o aplicativo google agenda, que pode ser baixado gratuitamente para android, IOS ou PC e sincronizado em todos os nossos aparelhos.
Para conseguir aumentar a produtividade através do uso da agenda, aconselho usar os dois passos abaixo:
A primeira e mais básica é preencher nela todos os compromissos, colocando a previsão de horário de início e de finalização das atividades. Em seguida, incluir as atividades que são recorrentes, ou seja, que se repetem todo determinado dia e horário. Nesse aplicativo, você seleciona a opção repetir evento e já deixa programados esses compromissos para as semanas seguintes.
A segunda e mais importante é visualizar os espaços livres na agenda para preencher com as atividades que gostaria de incluir na sua vida, mas que nunca consegue tempo para fazer. Exemplos: Exercícios físicos, aprendizagem de algo novo, estudar, organizar sua vida ou tempo para você mesmo(a). Essas atividades são aquelas que podem proporcionar um ganho enorme, mas que geralmente é usado o termo: “quando eu tiver tempo faço”, e na maioria das vezes, é deixado para depois, devido a grande capacidade que temos de preencher todo o tempo com atividades que aparecem no meio do caminho e que muitas vezes são irrelevantes.
A melhor forma de conseguir tempo para as atividades que vão fazer a diferença na sua vida é planejar na agenda um espaço para elas, ou seja, marcar compromissos com você mesmo.
Ao longo da semana, surgem imprevistos e a agenda deve ser ajustada a todo o momento, mas, na hora de marcar novos compromissos, naturalmente você procurará ajustá-los aos horários livres. Confira também outras dias para ganhar mais tempo no seu dia.
No google agenda, você pode pintar as atividades da cor de sua preferência, no meu caso, eu pinto as atividades do trabalho na Imobiliária na cor vermelha, de consultoria na cor amarela e as pessoais na cor lilás, de forma que quando visualizo a minha semana, consigo mensurar quanto tempo estou dedicando para cada área.
O google vem inovando cada vez mais na sua agenda, recentemente foi criado um botão METAS, que eu adorei! É excelente para acabar com as desculpas que criamos para si mesmos de que não temos tempo.
Você escolhe o tipo de meta que quer incluir na agenda, dentro das opções:
- Exercícios
- Aprender algo novo
- Família e amigos
- Tempo só para mim
- Organizar minha vida
Após escolher, seleciona quantas vezes por semana e em qual turno gostaria de praticar. O google pesquisa na sua agenda os horários livres e já reserva espaço para as novas atividades. Não é fantástico?
Foram criados também, de bônus, os lembretes, que ajudam bastante quando temos que lembrar de algo, como por exemplo: aquela ligação que ficou de fazer as 11:00h para um cliente, 5 minutos antes das 11:00h tocará um alarme lembrando da atividade.
Enfim, a agenda do google é bem completa e fácil de usar, junta compromissos, metas e lembretes no mesmo aplicativo. Usada de forma otimizada, aumenta consideravelmente a produtividade e ainda ajuda a, de fato, fazermos aquelas atividades que queríamos tanto, mas que não tínhamos tempo para elas.
Mãos-a-obra! Que tal organizar sua rotina com esse aplicativo?
Confira aqui o link do Google Agenda
Vem comigo! Coloca em prática e compartilha os resultados.
Renata Ary
